Vous l’aurez compris, j’y suis allergique aux réunions qui me mangent mon temps … Pour que les réunions de travail soient plus efficaces et pour éviter les prises d’otage, je souhaite partager avec vous quelques pistes d’amélioration.
En préambule, décider de tenir une réunion est un acte grave car elles sont :
- coûteuse en temps des participants et en préparation ;
- et risquée car si la réunion tourne mal s’y ajoutent le coût de l’agacement et de la perception d’un gâchis … sans compter les traces laissées par des affrontements stériles.
Premier précepte : « Une réunion est conduite par un animateur désigné et légitime, il a autorité. »
Second précepte : « L’animateur est responsable de l’efficacité de la réunion. » Il doit être convaincu que tout échec est dû soit à une préparation insuffisante de sa part ou soit à une mauvaise gestion de la réunion.
Troisième précepte : « Intérioser le genre de la réunion l’animateur devra. »
Genre Réunion d’information : Pour informer / Pour s’informer (ce qui implique une préparation par les participants) / Pour faire circuler l’information
Genre Réunion de Production : Pour avancer sur un sujet en cours / Pour fabriquer un mode de fonctionnement pour un objectif donné
Genre Réunion de Décision : pour arrêter des actions, planning …
Quatrième précepte : L’animateur est responsable des synthèses partielles et du fait qu’elles soient « actées », des conclusions, du ton et du TIMING !
Enfin c’est à l’animateur de préparer :
- le déroulement et la méthode de travail avec un contrat d’objectifs ;
- le choix des participants en veillant à imaginer la Valeur Ajoutée de chacun (et en ménageant quelques susceptibilités au passage)
- le côté matériel …
- la forme du compte-rendu finale
Bref, l’animateur de réunion a un rôle sérieux à tenir et il ne doit pas le prendre à la légère …
